Gemeente Edam-Volendam frist het materieelbeheer op
De gemeente Edam-Volendam heeft als devies dat zij ook graag mensen aanneemt die al over arbeidservaring buiten het ambtenaarschap om beschikken. Op die manier wordt regelmatig een frisse blik verkregen op alle gebieden waar de gemeente zich mee bezig houdt.
Binnen de gemeente heb je met allerlei afdelingen te maken, dus je wilt ook mensen die ervaring hebben op dat gebied. Deze praktische ervaring ziet de gemeente Edam-Volendam als een goede aanwinst voor de organisatie.' Zo begint Menno Klein zijn verhaal over hoe hij als wagenparkbeheerder bij Edam-Volendam terecht is gekomen.
'Het is een mooie uitdaging en ik kreeg meteen alle ruimte om uit te zoeken hoe al het materieel zo goed mogelijk georganiseerd kan worden', vertelt Menno. 'Als zoon van een ondernemer (autobedrijf), en gedurende acht jaar als ondernemer van een autobedrijf en daarna zestien jaar als manager van een jachthaven te hebben gewerkt, weet ik hoe belangrijk het is om te weten wat je in huis hebt en wat de staat hiervan is'.
'Bij binnenkomst bij de gemeente kwam ik er snel achter dat er geen centrale database was van al het (klein-)materieel dat door de jaren heen is aangeschaft, maar dat dit bestond uit allerlei verschillende bestanden. De collega’s die ermee werkten snapten precies hoe dit werkte, maar ik wilde zelf graag alles in één overzicht en centraal hebben. Dat zag men ook wel zitten, dus kon ik aan de slag.'
Al het materieel, groot en klein
En zo geschiedde. Menno vestigde zich als wagenparkbeheerder op de locatie voor Openbare Werken waar het meeste materieel aanwezig is en ging aan het werk. 'Al ons materieel heb ik in Repond gezet. Denk hierbij aan vrachtwagens, rioolwagens, bestel- en personenwagens, maar ook het kleine materieel zoals bosmaaiers, kettingzagen, bladblazers etc. Zo kwamen we
uit op ongeveer 650 items.'
'Samen met EVO-it heb ik gekeken hoe we deze materialen het beste konden invoeren in Repond. Hiermee ben ik aan de slag gegaan en gaandeweg staat alles er nu in. Zo zijn ook voor elk item de documenten, foto’s, facturen, verklaringen voor keuring(en) etc die bij het bewuste materieel horen ingescand en ingevoerd.'
Repond volledig naar wens ingericht
'Het invoeren is een enorme klus geweest met de intentie dat meerdere afdelingen hier straks profijt van hebben en we zien nu al dat daar de vruchten van geplukt worden. Inmiddels zijn accounts voor de afdeling financiën en voor de werkplaats toegevoegd zodat men ook daar bij deze gegevens in Repond kan. Het is tevens de bedoeling dat we Repond gaan gebruiken als hulpmiddel bij aanbestedingen.
Men hoeft niet langer overal te zoeken naar de juiste informatie, want het is in Repond allemaal te vinden. Over de opbouw van Repond is goed nagedacht. Door de aanschaf van de database editor is het toevoegen van extra velden heel eenvoudig en kan het programma geheel naar eigen hand worden gezet.
De helpdesk is snel en acuraat. Dit is een zeer goede aanvulling en er wordt door de mensen van EVO-it ook goed meegedacht over de wensen van de klant.'
Materieelbeheer compleet en overzichtelijk
De frisse blik van Menno op het organiseren van de informatie over het materieel heeft het werk rond het materieelbeheer bij de gemeente Edam-Volendam een stuk makkelijker en overzichtelijker gemaakt.
Menno vat zijn gebruik met Repond samen in één zin: 'Ik ben vooral blij met het overzicht en hoe eenvoudig Repond werkt: een kind kan de was doen.'
Ik ben vooral blij met het overzicht en hoe Repond werkt: een kind kan de was doen.